Défaut de paiement : comment se prémunir

30 novembre 2010

Article que nous avons trouvé sur ce blog que nous vous conseillons vivement : http://laconduiteduchangement.com

Le portefeuille clients d’une entreprise peut présenter un risque majeur dès lors que les conditions d’application des échanges client - fournisseur ne sont plus respectées. Heureusement, des actions simples et concrètes existent.

Le portefeuille clients d’une entreprise peut être présenté comme une véritable force, par sa taille, le nombre de partenaires, sa répartition géographique, les produits qu’on lui associe… Néanmoins, il peut présenter un risque majeur dès lors que les conditions d’application des échanges client - fournisseur ne sont plus respectées. Une mise à mal des relations commerciales est à craindre avec un déséquilibre des forces, un litige, un impayé. L’activité, dont on appréciait la croissance, devient une source de risque : celui d’une gestion hasardeuse d’un poste clients en augmentation immodérée.

Des outils de prévention, mais également de correction existent pour triompher de cet obstacle. Du ressort du credit-management, ils consistent en des actions concrètes, simples, méthodiques, dont l'efficacité n’est plus à prouver outre-Atlantique, ou dans les structures organisées.

Organisées

Le mot est lâché. Car le credit-management n’est finalement que l’organisation de toute l’entreprise, la mise en relation de tous les services au profit d’un objectif commun : amasser du cash dans les délais impartis. On comprend alors facilement que les actions de credit-management n’ont rien d’un coût : au contraire, elles viennent en soutien évident de la trésorerie des entreprises et, plus généralement, de leur santé financière.

Nous reviendrons plus en détails sur les actions précises qu'il est possible de mettre en œuvre. Un autre billet sera certainement rédigé pour expliquer le rôle et les compétences du credit-manager. Aujourd'hui, nous porterons simplement un point de vue "macro" sur le sujet, en identifiant les axes de travail organisationnels que devra exploiter l'entreprise.

L'organisation à mettre en place Idéalement, elle devra s'articuler autour de 4 axes :

* juridiques : par l’établissement de conditions générales de ventes percutantes, rédigées de manière rigoureuse, et prévoyant des sanctions adaptées. L'entreprise doit faire appel à des professionnels du droit (en interne ou à l'extérieur) pour appréhender les litiges, prévenir les impayés, désamorcer les conflits et éviter que des situations pénibles, parfois liées à un laxisme de l’une ou l’autre partie contractante, ne perdurent.

* financières : pour identifier avec pertinence les bons et les mauvais clients, susceptibles de devenir de bons ou mauvais payeurs. A défaut d'un poste complet de credit-manager, une personne peut être dédiée à la surveillance de leur santé financière (à la période de publication des résultats, mais pas seulement). Une attirance pour les chiffres s’avère évidemment indispensable pour disposer d’une lecture réaliste et objective de leurs situations. La réactivité n’est pas un vain mot.

* commerciales : afin d’équilibrer le plus possible la relation client – fournisseur tout en la préservant, par l’intermédiaire de visites sur le terrain, mais aussi de toute autre forme d’échanges informels destinés à mesurer une situation, un risque particulier et donc un encours.

* organisationnelles : au moyen de femmes et d'hommes formés au management, pour superviser les actions du service recouvrement, mais aussi pour combiner de façon efficace les échanges entre les divers services de l’entreprise (Direction, comptabilité, marketing, commerciaux, contentieux…). Il doit émaner une forte impression d’ordre, d’organisation, de structure et de préparation. Un client qui ressent une sorte d’amateurisme dans la gestion des impayés sera enclin à tester les limites de l'entreprise.

Cette organisation se traduit également par la mise en place d’un instrument presque évident, mais souvent sous-exploité : un système d’information. Plus précisément, sera désignée ici une forme de veille stratégique, commerciale, marketing, financière. Un moyen légal, loyal « d’écouter » son environnement afin d’en tirer le maximum de profit. La collecte des données, un traitement adapté et rapide de celles-ci, associés aux autres dispositions citées plus haut doivent faire de ce système d’information un outil de prévention. Il complètera non seulement la panoplie de sanctions prévues par le législateur, mais tendra même à faire diminuer la part de ces dernières.

La simplification des procédures, parfois alliée à une informatisation des taches permettra à nos clients de revenir à de bonnes pratiques. L’assainissement du poste client s’accompagnera tout naturellement d’un retour à la normale des relations client – fournisseur. On notera enfin que toutes ces mesures peuvent s'accompagner d'assurances spécifiques (Euler Hermès SFAC, Coface...), couvrant tout ou partie du risque de défaut de paiement. Des services d'affacturage existent également (pour assainir rapidement une balance âgée par exemple).

Source : mémoire (personnel) d'études sur le credit-management - adaptation d'une partie de la conclusion.

Vous pouvez en apprendre plus sur le sujet en regardant les 4 courtes videos suivantes (en français, TV belge), qui rappellent plusieurs mesures de bon sens dont la plupart sont évoquées ci-dessus.
(Certaines références juridiques sont propres à la Belgique mais ressemblent dans la forme à des dispositions françaises (harmonisation du droit européen oblige). Si la promotion du livre d'une des personnes interviewées ne vous intéresse pas, allez directement à 2min30 dans la vidéo 1 )

A voir sur : http://goo.gl/6Q2ba
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