Notre 2 ème invité est..

Sébastien CORDIER, Credit Manager chez Polimeri Europa France Sas, à bien voulu partagé avec nous sa vision du Credit Management et son attention toute particulière pour la prévention, que je partage d'ailleurs. Je le remercie grandement d'avoir accepter de partager son expérience.

Vous devez surement être démarché au téléphone par des sociétés qui veulent vous proposer leurs services afin de dégonfler le poste clients. A chaque fois que je reçois un tel appel, je me dis : « tiens encore un qui veut me prendre une partie de mon travail ».

Il est vrai que ces sociétés peuvent venir en aide aux entreprises désorganisées au niveau de la gestion du poste clients. Dans ces cas-là, la priorité est de faire rentrer les créances impayées. Ceci dit, ce n’est que la partie dite curative du métier, soit le recouvrement.

Il en existe une autre, souvent méconnue, c’est la partie préventive du métier, plus intéressante et qui s’inscrit sur du long terme. Notre but, ici, n’est pas de donner un mode d’emploi, mais de vous faire part de l’organisation chez Polimeri France et des résultats qui en découlent.

Je reconnais que j’ai la chance de travailler en totale harmonie avec l’équipe commerciale qui sait que la finalité d’une vente est l’encaissement. De mon côté, j’essaie de tenir compte de la problématique commerciale & technique dans mes décisions.

La première étape c’est identifier et maîtriser les risques clients, afin de segmenter les clients et le niveau de risque. Cela consiste d’abord à analyser le dernier bilan disponible au greffe afin d’avoir un premier avis. Comme ces informations peuvent être incomplètes (obsolescence des informations, manque d’informations), elles doivent être complétées par des enquêtes dites d’investigation qui fourniront des renseignements précieux sur ce qui s’est passé entre la date de clôture du dernier bilan et la date à laquelle une décision doit être prise.

Les commerciaux et l’assistance technique peuvent être d’une aide précieuse pour affiner votre opinion sur un client. Demandez à assister aux réunions commerciales ou budget.

Enfin, faites du crédit commercial : déplacez-vous chez vos clients avec le commercial. Apprenez à connaître vos clients autrement que derrière le dernier bilan. Demandez à visiter son usine. Cette pratique étonne parfois puisqu’un crédit manager ne se déplace souvent que lorsqu’il est inquiet. Mais connaître les clients quand tout va bien est bénéfique pour le soutenir dans les phases difficiles. C’est d’autant plus vrai si vous êtes responsables de clients non domestiques. Les visites permettent de se familiariser aux habitudes sociales& culturelles du pays.

Cette collecte d’informations doit être synthétisée dans une note qui sera présentée en comité crédit et qui permettra de prendre la meilleure décision dans l’intérêt de la société.

Une seconde étape c’est de sécuriser les risques de non-paiement à l’aide des modes de paiement existants. La LME a permis de clarifier les conditions de paiements avec tous les clients et ainsi d’éviter des litiges pour désaccord sur la condition contractuelle. Pensez aussi à demander à votre client s’il est organisé pour respecter la condition négociée. Si votre client fait des paiements le 15 et le 30 du mois, bannissez une condition telle 60 jours fin de mois le 10. L’idée forte est d’anticiper les situations problématiques. Il existe en Angleterre un mode de paiement tout à fait approprié : le Direct Débit ou prélèvement : Le client nous signe une autorisation de prélèvement et en retour il reçoit de notre part un relevé comptable mensuel l’informant des montants prélevés et des dates auxquelles auront lieu ces prélèvements. Si le client conteste un montant ou une date, nous pouvons réagir de suite et ainsi régler le litige avant la date d’échéance. Alors que régulièrement, nous apprenons un litige au moment du paiement !!!

Une dernière étape c’est recouvrer et encaisser. L’expérience montre que les premiers prétextes pour ne pas payer font référence à la commande (mauvais prix, mauvaise date de livraison…). C’est pourquoi, les premières relances sont d’ordre commercial accompagnées par les relevés de compte envoyés par les services comptables. Le service crédit n’intervient que lorsqu’il y a des problèmes de cash pour négocier un échéancier.

Mettez en place des outils de reporting : DSO par business, par pays, par vendeurs ; overdue report mensuel. Vous identifierez ainsi mieux les mauvais élèves.

Fixez-vous une limite dans le temps pour recouvrer et transférer au service juridique ensuite.

Instaurez un système de blocage de commandes en cas d’échu, de ligne crédit absente ou insuffisante.

A l’aide des statistiques sur les blocages, améliorez la chaîne clients en chassant la non-qualité.

Enfin, synthétisez toute la gestion du risque clients et le recouvrement dans une procédure crédit qui sera distribuée à tous les maillons de la chaîne clients.

Au final, lorsque la partie préventive est bien faite, la partie curative devient moins préoccupante pour les entreprises. Aujourd’hui, nous nous retrouvons avec un DSO contractuel en phase avec la DSO réel et très peu de défaillances (< 0.1% du CA). La Direction souhaite désormais développer le suivi de la santé des fournisseurs au travers des comités de qualification fournisseurs qui en sont à leurs balbutiements. C’est peut-être parce qu’il y a un intérêt à se doter d’un crédit management.

Sébastien Cordier

Credit Manager, Polimeri Europa France Sas

Pour en savoir plus,  son profil : http://goo.gl/wRWfK